Метод фасилітації «Екоцикл планування»: звільняючі структури. Liberating Structures.

Аналіз повного портфеля активностей і взаємодій для виявлення перешкод і можливостей для розвитку (95 хв.)

Що це дає? 

Ви можете усунути або пом’якшити типові вузькі місця, які стримують результативність, проаналізувавши портфель активностей вашої групи: визначити, яким елементам бракує ресурсів, а які стали негнучкими і гальмують просування. Екоцикл дозволяє одночасно з усіма, хто залучений до активностей, проаналізувати їх, розставити пріоритети та спланувати дії — на відміну від традиційного підходу, коли це робиться “за зачиненими дверима” невеликою групою людей.

Крім того, екоцикл допомагає побачити і “ліс”, і “дерева” — тобто зрозуміти, як окремі активності вписуються в ширший контекст разом з іншими. Планування за методом «Екоциклу» звертає увагу лідерів не лише на зростання чи ефективність, а й на творче руйнування та оновлення. Екоцикл також дає змогу стимулювати гнучкість, стійкість і стабільну ефективність, включаючи в процес планування всі чотири фази розвитку.


Нижче: презентаційні матеріали, які ми використовуємо для представлення Екоциклу планування

П'ять структурних елементів – мінімальні вимоги 

1. Структурування запрошення

• Запросіть групу подивитися на поточні активності, впорядкувати їх і розставити пріоритети, використовуючи чотири фази розвитку: народження, зрілість, творче руйнування та оновлення.
• Запросіть групу сформулювати кроки дій, пов’язані з кожною фазою:
  - дії, що прискорюють зростання під час фази народження;
  - дії, що продовжують життєвий цикл або підвищують ефективність на етапідозрівання і зрілості;
  - дії, що “обрізають сухі гілки” або трансформують негнучкі практики на етапі творчого руйнування;
  - дії, що поєднують творчих людей або готують ґрунт для народження на етапі оновлення.
  
  Лідерська позиція, необхідна для кожної фази, може бути описана як: підприємець, менеджер, єретик і нетворкер.

 

2. Влаштування простору і необхідні матеріали

• Кімната з відкритою рівною стіною та достатнім простором, щоб учасники могли комфортно стояти перед нею.
• Стільці для роботи в малих групах по 4 особи — з невеликими круглими столами або без них.
• Порожній шаблон карти екоциклу для кожного учасника та велика плакатна версія на стіні.
• Стікери (Post-it) для кожного завдання.

 

3. Залучення учасників

• У процес залучаються всі, хто бере участь у роботі, незалежно від рівня та посади.
• Кожен має рівну можливість зробити внесок.

 

4. Формування груп

• 1-2-4-Всі
• Малі групи для напрацювання кроків дій

 

5. Етапи і розподіл часу

• Ознайомте учасників з концепцією «Екоциклу» та роздайте кожному порожню карту. 5 хв.
• Попросіть учасників скласти власні списки активностей: «Для вашої робочої групи (наприклад, підрозділу, функції або всієї компанії) складіть перелік усіх активностей (проєктів, ініціатив), які займають ваш час». 5 хв.
• Запросіть учасників попрацювати в парах, щоб визначити розміщення кожної активності на екоциклі. 10 хв.
• Запросіть об’єднатися в групи по чотири особи та узгодити фінальне розміщення активностей на карті екоциклу. 15 хв.
• Попросіть кожну групу записати свої заходи на стікерах «Post-it» і створити загальну карту, запрошуючи групи по черзі розміщувати свої стікери на великій карті. 15 хв.
• Запросіть кожну групу відійти на крок назад і проаналізувати загальну картину розміщення. Зосередьте увагу на тих активностях, щодо яких є згода. Запитайте: «Які активності нам потрібно творчо зруйнувати або зупинити, щоб рухатися вперед? Які активності нам потрібно розширити або запустити, щоб рухатися вперед?» 15 хв.
• У малих групах: для кожної активності, яку потрібно зупинити (активності в пастці негнучкості), визначте перший крок дії. 10 хв. або більше — залежно від кількості активностей і груп.
• У малих групах: для кожної активності, яку потрібно розпочати або підсилити ресурсами (активності в пастці нестачі), визначте перший крок дії. 10 хв. або більше — аналогічно.
• Запросіть усі групи зосередитися на активностях, щодо яких немає згоди. Проведіть коротке обговорення, щоб зрозуміти причини різних позицій. За можливості сформулюйте перші кроки дій для кожної з них. 10 хв.

  

НАВІЩО? Цілі

• Визначити пріоритети.
• Збалансувати портфель стратегій.
• Виявити надмірні витрати та можливості для вивільнення ресурсів.
• Одночасно врахувати та вислухати всі точки зору.
• Створити стійкість та пом’якшити наслідки зривів шляхом спільної реорганізації програм.
• Щоб побачити повну картину: “і ліс, і дерева”.

Поради 

• Не проводьте першу сесію з планування «Екоциклу» з урахуванням усього портфеля ринкових стратегій вашої групи. Почніть із простішої програми — чогось конкретного, що базується на спільному досвіді.
• Нагадайте учасникам, що всі фази «Екоциклу» мають бути складовими здорової організації.
• Чітко визначте сферу або тип діяльності, що розглядається — перевірте заходи, щоб переконатися, що вони мають подібний масштаб і належать до схожої сфери.
• Враховуйте думки як зсередини, так і ззовні організації або підрозділу (у цьому можуть допомогти різноманітні учасники та клієнти). Підготовка та чіткі критерії для кожного квадранта можуть допомогти або завадити.
• Не вагайтеся проводити другий раунд.
• Виявлення пасток жорсткості та дефіциту, а також пов’язування конкретних видів діяльності з цими ярликами, що дає старт пошуку рішень.

 

Варіації

• Запропонуйте учасникам скласти список усіх важливих взаємодій із внутрішніми та зовнішніми клієнтами/постачальниками (на додаток до активностей) і розмістити їх на екоциклі. Попросіть оцінити ці взаємодії за тими ж питаннями, що й активності, та включити їх у фінальні чотири кроки процесу планування екоциклу. Дуже рекомендовано!
• Поєднайте з методами «Панархія», «1-2-4-Всі», «WINFY» та «Відкритий простір»
• TRIZ може допомогти поглибити опрацювання квадранта творчого руйнування.
• Для роботи з онлайн-групами: запропонуйте учасникам позначити свої оцінки екоциклу точками на спільній дошці, а потім обговорити патерни в парах і в загальній групі. Перш ніж перейти до розміщення всією групою, використовуйте тишу та обговорення в парах (1-2-Всі), щоб досягти взаєморозуміння. Вам потрібно буде узгодити короткий спільний список активностей або взаємозв’язків, щоб спростити процес картування. Пронумеруйте або позначте кожен елемент літерами й розміщуйте їх по одному. Просійте (переберіть, перегляньте) та відсортуйте відповіді за допомогою дошки та людини, яка грає роль «синтезатора». Не хвилюйтеся про досконалість у перших раундах. Віртуальні сесії можуть поглибити або доповнити особистий обмін думками.
• «Що, то що, що далі?» та «25/10 Краудсорсинг» можуть допомогти стимулювати дії.

Практичне застосування

• Для перегляду портфеля сервісів з підрозділом інформаційних технологій.
• Для керівників/-ць  та науковців у сфері медсестринства, які трансформують підходи до освіти (оцінюючи як наявний досвід, так і запропоновані ініціативи змін).
• Для планування змін в особистому житті: аналіз поточних справ і формування подальших кроків.
• Для підвищення ефективності роботи керівної команди в процесі інтеграції нещодавно придбаної компанії (аналіз поєднання двох продуктових лінійок та можливостей для досліджень).

Авторство: Liberating Structure адаптовано Анрі Ліпмановичем і Кітом МакКендлессом на основі напрацювань професорки Бренди Ціммерман. (Brenda Zimmerman)

Посилання на супровідні матеріали до «Екоцикл планування».


 

Переклад одного з інструментів Liberating Structures - Екоцикл планування
Посилання на сайт Liberating Structure
Переклад: Назаренко Дарʼя

---

 

---

 

ПОСЛУГИ ФАСИЛІТАЦІЇ

📍 Навчальні програми навичкам фасилітації - тисніть тут

📍 Стратегічні сесії, воркшопи, групові обговорення, конференції у фасилітаційному форматі  
дізнайтесь деталі за телефоном 067 239 83 70 або напишіть свій запит tamara.sukhenko@gmail.com 

📍 Більше статей на тему фасилітації - тисніть тут