ОБЛАШТУВАННЯ ПРОСТОРУ ДЛЯ АКТИВНОЇ Й ВІДПОВІДАЛЬНОЇ УЧАСТІ

Патриція Туекке (Patricia Tuecke)

Переклад глави #5 книги "The IAF Handbook of Group Facilitation: Best Practices from the Leading Organization in Facilitation", Sandy Schuman

У мене завжди було загострене відчуття простору, розвинене, ймовірно, через те, що моя сім’я переїжджала з місця на місце, як цього вимагала робота мого батька. Ми завжди займались облаштуванням нашого нового простору, з тим щоб він відображав наші сімейні цінності й потреби та був затишним місцем для проживання. На моїй першій роботі, після закінчення школи, я працювала з енергійною жінкою, яка пристрасно переймалась тим, яку роль у навчальному середовищі відіграє облаштування простору. Наша робота полягала в тому, щоб перетворити занедбане приміщення на привітне місце для дітей. Поки ми фарбували стільці, вішали картини, встановлювали столи та саджали квіти, я усвідомлювала важливість прицільного облаштування простору для забезпечення ефективності навчального процесу в цілому. Я ніколи не забувала ці уроки. Вони добре служили мені як фасилітатору групових зустрічей. У цій якості я продовжую подорожувати та працювати в різних місцинах по всьому світі.

У Азії, Європі, а також у Південній та Північній Америці, інь-ян професійної фасилітації та процедури відповідальної участі покращувався або ж послаблювався залежно від обставин організації того простору, в якому я працювала.  Зустрічі задля забезпечення активної й відповідальної участі відбуваються у різних місцях. Я фасилітувала зустрічі у шкільних кав’ярнях, їдальнях, пентхаусах, різноманітних залах засідань, бальних залах, терасах, під тентами, в клубних залах, офісах, навчальних аудиторіях, бібліотеках, вітальнях та сільських залах для засідань. Усі ці місця потребували належної продуманості та підготовки, аби конкретний простір сприяв активній і відповідальній участі людей, а не працював проти неї.

Кожен простір передає певну атмосферу та клімат.

Прислухайтесь до різних почуттів, які ви переживаєте, коли входите до собору, заводу/фабрики, судової зали, зали засідань, кімнати для медитації чи гімназії. Деякі простори викликають переживання спокою й гармонії, інші породжують відчуття цілеспрямованої діяльності, деякі — хаотичної енергії, інші — відчуття благоговіння.

Кожен простір має особливу енергію, що її відчувають ті, хто до нього приходить. Формат та облаштування місць для зустрічей несуть повідомлення про вид активності та поведінки, які є доречними для цього, і мають помітний вплив на тих, хто до нього входить.

≈ ФЕН-ШУЙ: Древня китайська мудрість про простір ≈ 

Древні китайці мали сильне відчуття місця та порядкування простором. Понад три тисячоліття тому виникла практика фен-шуй, призначена для того, щоб допомогти людям жити в гармонії та динамічній рівновазі з силами енергії землі й природи в їхньому середовищі. Ураховуючи їхню взаємозалежність від землі та сільськогосподарський спосіб життя, це мало практичний сенс. Це, здавалося, приносило щастя, процвітання, добре здоров’я та удачу. Практика фен-шуй працює для того, щоб створити гармонію та рівновагу в оточенні людини. Вона побудована на переконанні про те, що «подих життя, або Ци, заповнює та протікає через усіх людей, місця та речі, породжуючи життя й відчуття повноти» (Бендер (Bender), 2003, с. 1).

Фахівці з фен-шуй радять людям, як налагодити корисний енергетичний потік у просторових рішеннях будівель та офісних і житлових споруд, а також як уникнути негативного потоку енергії. Таким чином, фахівці з фен-шуй дають рекомендації щодо розміщення меблів, місць для відпочинку, декоративних елементів та загального дизайну робочого чи житлового простору.

Протягом п’яти років, що я працювала з організаціями в Гонконгу та Китаї, я усвідомила, наскільки й дотепер, ураховуючи виникнення нових тлумачень та застосувань із досі релевантних основоположних принципів, практика фен-шуй лишається актуальною. Добре знаним є факт, що Банк Гонконгу та Шанхаю (the Hong Kong and Shanghai Bank), коли вони будували нову штаб-квартиру в сорокасемиповерховій будівлі у Центральному районі Гонконгу (Видра (Wydra), 1995), врахували рекомендації від майстрів із фен-шуй.

Усе більший інтерес до фен-шуй та поширення його застосування є очевидною тенденцією в робочих офісах (Уїльямс (Williams), 2003) та в інших територіальних місцинах. Сьогодні у Рено, штат Невада, де я живу, у коледжах місцевих громад можна взяти заняття з фен-шуй та залучити фахівця з фен-шуй для отримання порад щодо вашого будинку чи місця роботи. «Фен-шуй вважає, що наші досягнення в житті перебувають під впливом тих місць, де ми живемо та працюємо» (Видра (Wydra), 1995, с. 6). Протягом зустрічей, де люди працюють разом задля вирішення проблем, проводять дискусії, приймають рішення й планують діяльність, я виявляю, що інтер’єр, розташування та відчуття фізичного простору значною мірою сприяють якості результатів зустрічі або ж, навпаки, послаблюють досягнення бажаних результатів. Під час підготовки до зустрічі ведучі часто-густо не надають належного значення цьому чиннику.

Фен-шуй значною мірою базується на тому, що ми називаємо здоровим глуздом, почуттям відповідності дизайну для досягнення певної мети, разом із відчуттям кольору та форми. У своїх проектах архітектори застосовують свої знання про динаміку кольорів, форми, освітлення, положення та руху, щоб створити гармонійне місце для життя та діяльності людей. Медіатори цілком усвідомлюють важливість урівноваження влади між сторонами шляхом відповідного розташування їхніх місць у просторі під час проведення спільної зустрічі (Уїльямс (Williams), 2003). Можливо, інтуїтивно чи завдяки відповідному досвіду ефективні фасилітатори усвідомлюють та використовують подібну динаміку в дизайнуванні простору, щоб пожвавити участь груп та покращити позитивний потік енергії на зустрічах; вони це впроваджують у практиці на рівні з використанням ефективних методів діалогу та прийняття рішень.

≈ ЗМІНА ФОРМАТУ ЗУСТРІЧЕЙ ≈ 

Одним із основних зрушень нашого часу є те, що люди вимагають прийняття участі у рішеннях, що впливають на їхнє життя.

Управління організаціями стає більш фасилітативним, оскільки керівники вивчають ідеї разом із персоналом та запитують ідеї тих, хто перебуває ближче до споживача. У цих зустрічах, побудованих на принципі активної й відповідальної участі, люди працюють разом задля того, щоб вирішити проблеми, вдосконалити процедури, виявити ефективніші способи обслуговування клієнтів, а також вирішити комплексні проблеми, що не мають очевидних, простих рішень. Керівник не нав’язує результат — останній випливає з обговорень та рішень групи. Це вимагає того, щоб ціла група думала та працювала разом у нових інтерактивних форматах.

Більшість залів засідань, через розміщення меблів, радше блокує активну участь, аніж пожвавлює її.

Уїнстон Черчіль сказав: «Спочатку ми формуємо наші будівлі; а потім вони формують нас». Провідні образи та стандартні робочі процедури попереднього часу вплинули на дизайн простору у залах засідань таким чином, що всі сидячі місця були спрямовані до передньої частини зали, де, як очікували, експерт чи керівник розповідатиме  іншим учасникам, що саме робити або як саме щось робити. Акцент спрямовано на спікера чи ведучого на трибуні. Учасники мало взаємодіють або взагалі не взаємодіють, і вони не потребують зорового контакту між собою. Вербальна взаємодія з ведучим найчастіше обмежена до такого формату, коли учасники сидять неподалік від передньої частини кімнати. Людям у задній частині кімнати складно чути та бачити, а також бути почутими та побаченими. У приміщеннях на кшталт навчальних аудиторій через те, що стільці прикріплені до підлоги, складно організувати обговорення серед маленьких груп учасників.

Організація простору в стилі театру чи навчальної аудиторії несе в собі повідомлення про те, що є хтось навпроти інших, хто має сказати щось чи навчити інших, — за мінімальної участі останніх.

Облаштування столу/кафедри в передній частині зали повідомляє, що мудрість належить декільком експертам, а не слухачам.

Облаштування простору в стилі типової зали засідань — зазвичай навколо довгого, вузького столу, — вказує на те, що від учасників очікують певної рівноправної участі; водночас, людиною, яку видно й чути найкраще, є той, хто сидить на чолі столу, — зазвичай це голова засідання.

Таке облаштування простору передбачає, що події розгортатимуться в передній частині приміщення, куди спрямовані увага та енергія групи, переважно, навколо однієї особи, ведучого, — і це спілкування буде одностороннім: від ведучого до учасників. Ці умови унеможливлюють проведення зустрічей, побудованих на принципі активної й відповідальної участі. З часом енергія чи фокус багатьох зустрічей змістилися — й облаштування фізичного простору має відбивати ці зміни.

На противагу цьому, у зустрічах, побудованих на принципі активної й відповідальної участі, увагу приділено кожному учаснику групи, а не лише винятково ведучому, й фізична організація простору сприяє цьому.

Зустрічі, побудовані на принципі активної й відповідальної участі, потребують такого розміщення сидячих місць у просторі, що вирівнює ігрове поле та вказує, що і ведучий, і учасники мають досвід та знання, якими зможуть ділитися між собою.

Розміщення сидячих місць також вказує на те, що в рамках зустрічі жоден із учасників не має більшої влади чи вищого статусу, ніж інший. Розміщення сидінь мусить бути гнучким та легкопересувним, оскільки зустріч, побудована на принципі активної й відповідальної участі, зазвичай передбачає таку діяльність, що вимагає від людей пересування у просторі з їхніх місць та об’єднання, на певний час, у маленькі підгрупи чи команди. Фокус зміщується зі слів ведучого на роботу групи.

Передня частина кімнати стає простором, де ідеї та рішення групи записують, як правило, на аркушах фліп-чарту, дошках або, все частіше, в електронному вигляді. Цей запис стає нотаткою групи. Це може також містити візуальні зображення, такі як діаграми, графіки та шаблони, що можуть бути намальовані або спроектовані. Вони відображаються на тому, що я називаю «головною робочою стіною» — це великий, плаский, безперешкодний настінний простір, на якому можна прикріпити паперовий аркуш або куди проектувати зображення.

≈ ОБЛАШТУВАННЯ ПРОСТОРУ ДЛЯ ОБГОВОРЕНЬ, СПРИЯТЛИВЕ ДЛЯ АКТИВНОЇ Й ВІДПОВІДАЛЬНОЇ УЧАСТІ ≈ 

Для забезпечення активної й відповідальної участі в зустрічі мають бути враховані та ретельно сплановані три ключові фізичні елементи:

♦ розмір та форма різних типів просторів у співвідношенні до розміру групи;

♦ фізичне розташування меблів;

♦ «відчуття» простору, що виникає, щойно люди заходять до кімнати.

Розмір та форма приміщень для проведення зустрічі

Деякі архітектурні елементи, такі як стіни, вікна, двері, стеля та підлога, — не є змінними й тому мають бути враховані під час вибору місця зустрічі. Фасилітатори досліджують, як працювати з елементами, що блокують активну участь людей та не можуть бути змінені, або ж уникають приміщень із непридатними умовами.

У будь-якому випадку, фасилітатор повинен ураховувати розмір групи, розмір кімнати, мету зустрічі та види діяльності, що відбуватимуться протягом зустрічі. Передня частина кімнати має вагоме значення для такого типу зустрічей і зазвичай є першим аспектом, що його оцінює фасилітатор під час вибору простору для зустрічі. У деяких приміщеннях найбільш приданою для роботи стіною може виявитись не та стіна, що розташована в передній частині кімнати. Часом бічна стіна забезпечує простір для найкращої безперешкодної роботи та стає «головною робочою стіною», з сидячими місцями, розташованим перед нею.

Кожен повинен мати візуальний доступ до записаної та відображеної інформації на головній робочій стіні кімнати. Кімната має бути вільною від колон, незсувних розподільчих чи структурних конструкцій, що перетинають простір та переривають лінію зору. Учасники повинні мати можливість чути весь діалог навколо обговорюваної теми, щоб брати повноцінну активну й відповідальну участь у зустрічі.

Відтак, розташування сидячих місць у просторі має мінімізувати максимальну відстань між учасниками та мінімізувати візуальні перешкоди між будь-якими двома людьми та між будь-якою людиною й записами/зображеннями на головній робочій стіні. Іноді фасилітатор може використати кут кімнати як головну частину простору, за умови, що обидві бічні стіни не мають перешкод та забезпечують краще настінне місце. Таке розташування також актуальне, коли простір занадто великий для розміру групи, тож велике порожнє місце лишається позаду групи.

Для маленької групи у великій кімнаті кількість порожнього простору є надмірною й може викликати відчуття незначущості тієї роботи, яку робить група. Якщо кімната занадто мала відносно кількості учасників, група може відчуватись переповненою й, відтак, роздратовано чи незручно, будучи пліч-о-пліч, зокрема, з незнайомими людьми, що може заглушити креативність; деякі люди можуть відчувати клаустрофобію. Відчуття фізичного та емоційного комфорту — перше переживання, що виникає у більшості учасників зустрічі. Заходи безпеки та можливість застосування правил поведінки під час пожежі мають бути дотримані у процесі розрахунку місткості конкретного приміщення.

Окрім відповідного розміру кімнати та придатної до роботи головної стіни, є низка чинників, що також мають бути враховані під час планування зустрічі, а саме: розташування столів та сидячих місць; акустика; клімат; освітлення; електричні, електронні та аудіовізуальні можливості; можливість організувати перекуси; можливості відображення даних; інтер’єр та простір для проведення перерв. Досвідчені фасилітатори можуть подивитися на потенційне місце для зустрічі та з першого погляду розуміти, що спрацює добре і що має бути пристосоване чи змінене.

Ален Хіклінг (Allen Hickling, 1990) — фасилітатор, який працює в команді з архітектором-дизайнером, розробили рекомендації для організації ідеального простору для зустрічі. Вони можуть бути використані як перелік чинників, що слід враховувати під час оцінки простору для проведення обговорень, побудованих на принципах  активної й відповідальної участі:

♦ Чистий простір, без колон та змін рівня — потрібен для груп від шести до тридцяти осіб — має забезпечувати можливість широкого спектру конфігурацій сидячих місць — переважно півколом, із фокусом на стіну, але також більш звичайний — план квадрату — найкраще підійде для більшості форматів — вибір розміру різниться від 5 м на 5 м для малих груп (скажімо, від шести до десяти учасників) до 10 м на 10 м для більших груп (скажімо, від двадцяти п’яти до тридцяти учасників)…

♦ Легкий доступ до «альтернативного» простору (в ідеалі внутрішнього та зовнішнього) — внутрішній «альтернативний» простір може бути дуже широким коридором/холом поза межами кімнати (також застосовуваним для кава-пауз?) — зовнішній може бути терасою чи балконом (у будь-якому випадку доступ має бути максимально прямим).

♦ Якомога більше безперервної площі стіни — великої, пласкої, з міцною поверхнею — має бути мінімум 2,5 м висотою — якщо можливо, щоб була одна «робоча» стіна настільки велика, щоб умістити до двадцяти аркушів фліп-чарту у двох рядах — довжиною близько 7 м, із дверима в інших стінах.

♦ Бажана наявність вікон — де можливо, навпроти «робочої» стіни, — без вікон на «робочій» стіні — щоб був вид назовні задля уникнення клаустрофобії, але будьте обережні щодо блискавки; лампи на високому рівні на стінах або під дахом.

♦ Система штучних перегородок повинна бути акустично ефективною та забезпечувати тверду, рівну, стійку робочу поверхню, ймовірно, масивну, але яка має легко піддаватись пересуванню. 

♦ Штучне освітлення має забезпечувати рівномірний повсюдний загальний рівень освітленості, але, водночас, і фокус на стінах — управління має бути дуже гнучким (із можливістю затемнення?) — має рівномірно покривати стіни — потоки світла, без плям…

♦ Меблі повинні бути достатньо зручними (але не занадто) — легкими для пересування (легковагові) — придатними для різноманітних видів розташування — модульна система столів (може становити 0,75 м на 0,75 м або 0,75 м на1,5 м) — жодних «спеціальних» форм, але зі спеціально спроектованими стійкими краями, щоб уникнути пошкоджень під час їхнього частого переміщення — із розсаджуванням по чотири або шість учасників за одним столом.

♦ Широкий спектр технічної підтримки (наприклад, проектори різних типів та, можливо, комп’ютерна допомога), що її буде надано без перешкоджання процесу — численні опції доступу до джерела живлення — без зафіксованого технічного апарата.

♦ Легкий доступ до безперервного постачання перекусів та до туалетів, а також інших послуг — комунікацій, даних, копіювання та канцелярських товарів, секретарських тощо [с. 172-173].

Фізичне розташування меблів

Так само, як не існує жодного правильного способу фасилітації зустрічей, немає жодного єдиного способу облаштування простору, що працював би для всіх зустрічей.

Кожен фасилітатор розрізняє, як використовувати простір для посилення результатів конкретної зустрічі та його/її стилю фасилітації. Наприклад, деякі фасилітатори віддають перевагу круглим столам за більш неформальну, затишну атмосферу невеликої робочої групи, яку вони передають. Вони зазвичай передбачають участь від шести (за столом діаметром приблизно 1,5 м) до десяти (за столом діаметром у приблизно 2,4 м) осіб. Столи, розраховані на десять осіб, розміщують учасників занадто далеко одне від одного, що ускладнює легку розмову, окрім як із тими, хто сидить по обидва боки від них. У будь-якому випадку, завжди залишайте одне чи два місця за круглими столами порожніми, щоб ніхто не сидів спиною до передньої частини кімнати.

Деякі фахівці для проведення фасилітаційних зустрічей обирають вітальні/холи або лаунж-зони. Вони відчувають, що столи створюють бар’єр між фасилітатором та учасниками або між самими учасниками. Інші хочуть мати столи для серйозних робочих зустрічей, особливо таких, де використовують інформацію в документах, що потребує наявність відповідного місця на столах, а також забезпечує зручне використання повсюдних і важливих горняток для кави.

У зустрічах, побудованих на принципі активної й відповідальної участі, спілкування, фокус та енергія тече від фасилітатора до учасників, кружляє у групі під час обговорень чи діалогів, вертається до групових спогадів — і потім знову до учасників — і так багато разів. Організація сидячих місць має уможливлювати цей потік, не блокуючи його. Деякі типи розташувань сидячих місць півколом найкраще забезпечують цей потік енергії.

Додаток 5.1 показує три поширені способи розташування сидячих місць (лекція, засідання та театр), що, через зазначені причини, блокують активну та відповідальну участь у зустрічі. Додаток також показує варіанти, що сприяють такій участі. Усі вони певною мірою напівкруглі за формою, і робоча стіна розташована у відкритому кінці цього простору, що дає змогу всім учасникам бачити її. Це також дає змогу учасникам мати зоровий контакт із фасилітатором та всіма іншими учасниками (якщо ні, то з їхньою більшістю), а також зчитувати вирази обличчя й мову тіла, що має таке вагоме значення в дискусіях, спрямованих на досягнення консенсусу.

Багато які з зустрічей потребують місця для того, щоб ціла група працювала разом протягом частини часу, з тим щоб мати й інший простір, призначений для роботи в невеликих групах. Сидячі місця мають бути гнучкими та для певних видів діяльності легко пересуватися в різні конфігурації — для таких, як робота в невеликих підгрупах. Ці місця можуть бути в окремих, але зручних кімнатах, призначених для перерв, або, якщо простір для зустрічі є достатньо великим, а акустика гарна, групи можуть зустрічатися навколо невеликих столиків чи в колах крісел у дальній частині більшого приміщення, не заважаючи одне одному (див. розташування h у Додатку 5.1). Часом енергія, породжена з великої творчої активності у великому приміщенні, здатна розпорошити увагу групи. Особливо під час довгих зустрічей фасилітатори можуть організовувати зустріч групи в іншому просторі або ж переоблаштовувати розміщення меблів та елементів інтер’єру для зміни темпу роботи. Як фахівці з фен-шуй, вони переставляють меблі та елементи декору, щоб позитивна енергія вільно протікала на зустрічі й підтримувала заплановані заходи.

Додаток 5.1

Облаштування простору та його вплив на активну й відповідальну участь

Часто клієнти, які вирішили залучити персонал або довірених осіб до процесу планування чи прийняття рішень, резервують простір в улюбленому місці, не усвідомлюючи те, як ці фізичні умови приміщення впливають на стиль цього нового типу зустрічі.

Важливість місця проведення фасилітації та облаштування приміщення в зустрічах, побудованих на принципі активної й відповідальної участі, повинна з самого початку бути частиною розмови з замовником та процесу укладання контракту!!!, а не виникати безпосередньо перед датою проведення зустрічі:((. Досвідчені фасилітатори знають, що часто-густо це тягне за собою просвіту клієнта перед проведенням зустрічі щодо важливості впливу фізичного простору для підтримання результатів зустрічі.

Створіть опис своїх вимог до приміщень для зустрічей, з використанням основних діаграм, для обговорення з клієнтом та з особою, відповідальною за логістичне забезпечення зустрічі. У Додатку 5.2 запропонований такий опис, розроблений для використання з клієнтами. Ваш не має бути настільки деталізованим, але обговорення простору, разом із вашим описом вимог до приміщення, — важливий спосіб турботи про вашого клієнта для запобігання виникненню проблем.

 Додаток 5.2

Вимоги до приміщення для зустрічі

◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊

Вибір та облаштування приміщення для проведення зустрічі є критичним. Будь-які питання щодо добору чи облаштування кімнати слід адресувати ведучому фасилітатору. При цьому актуальними є такі чинники:

♦ Підлога повинна бути рівною.

♦ Площа приміщень — приблизно 9 на 9 м — потрібна для дванадцяти-п’ятнадцяти учасників (приблизно 12 на 12 м для більшої групи від п’ятнадцяти до двадцяти п’яти).

♦ Стеля має бути висотою не менш ніж приблизно 3 м.

♦ Освітлення повинно бути керованим, варіюючи від яскравого (яке ви мали б, працюючи за столом) до затемненого (як у кінотеатрі). Непряме освітлення є кращим. Неприйнятним є освітлення, що виходить від рівня очей (наприклад, настінні бра) або стельові світильники-прожектори. Освітлення над екраном проектора має бути незалежно контрольованим (навіть якщо це означає лампочки, що не відгвинчуються). Жодне світло не повинне світити прямо на екран. 

♦ Акустику необхідно оцінювати для забезпечення того, щоб звук добре летів кімнатою. Шуми від інших конференц-залів, коридорів, місць оголошення публічних повідомлень, машинних, вентиляційних систем та з інших територій є неприйнятними.

♦ Стільці повинні бути зручними, крісла у виконавчому стилі (але без високих спинок). Вони повинні бути рухомими, бажано на колесиках, й обертатись навколо себе. Вони мають містити механізм коригування висоти та підтримки спини й бути розташованими в U-подібній кривій (не на прямій лінії) в одному ярусі (лише один ряд).

♦ Столи мають бути невеликими (як для перекусів) — один стіл на один-два стільці, розташований між і трохи перед стільцями. Якщо «закусочних» столиків немає, більші за розміром столи можуть бути розташовані за стільцями. Неприйнятними є великі столи, що значно заповнюють простір у кімнаті, утворюють відстань між учасниками чи вимагають розташування стільців по прямій лінії. Якщо ви наполягаєте, вузькі столи, розташовані у формі U-подібної кривої, можуть бути розміщені перед учасниками.

♦ Настінний простір. Для розміщення фліп-чартового паперу потрібен великий шмат рівної стіни без перешкод. Перевірте, щоб поверхня стіни була гладкою, так щоб ізоляційна стрічка/скотч кріпився до неї та щоб не заборонялось її/його використовувати на стінах. Стіни можуть бути вкриті ворсистим матеріалом, подібним на килимове покриття, чи бути текстурними. Якщо цього неможливо уникнути, ми все одно зможемо впоратись із ситуацією, застосовуючи липучу стрічку чи клей, проте ми маємо знати про це заздалегідь.

♦ Два фліп-чарти з твердими прямокутними основами, що тримають блокноти з папером. Неприйнятними є трикутні підставки, що не забезпечують міцної опори для цілого прямокутного блокноту з папером. Також подбайте про належну кількість чистих блокнотів для фліп-чарту.

♦ Мають бути доступні приміщення для проведення перерв. Якщо група працюватиме у менших підгрупах, тоді бажано мати окремі кімнати для перерв. Якщо всі підгрупи працюють у великій кімнаті, тоді критично мати адекватний простір задля уникнення проблем із шумом. Головна кімната для зустрічі повинна бути достатньо великою, щоб усі робочі підгрупи були комфортно розміщені в ній разом зі своїми фліп-чартовими паперами на стінах.

♦ Екран проектора повинен бути приблизно 2,4 м (приблизно 1,8 м підійде для меншої групи, розмір у приблизно 1,2 м — неприйнятний). Поверхня повинна бути білою; сірий колір неприйнятний. Найкращим був би спеціальний екран для РК-монітора комп’ютера (LCD).

♦ Джерело живлення має бути доступним із заземленою розеткою з трьома роз’ємами біля відкритого кінця C (спосіб облаштування простору, див. нижче).

♦ Копіювальний пристрій має бути доступним для створення копій матеріалів.

♦ Облаштування кімнати

- Стільці розміщені у формі С-подібної кривої (без прямих ліній) і в одному рядку (стільці не мають стояти один за одним).

- Відкритий кінець C повинен виходити на вільний/безперешкодний настінний простір.

- Екран проектора та фліп-чарти розташовані у відкритому кінці C. Жодне світло не повинне падати на екран.

- Відкритий кінець C не може бути підсвіченим, наприклад, вікном позаду себе.

- Стіл для персоналу розташовано позаду або збоку від С біля входу та поблизу є електрична розетка/джерело живлення.

- Організація кава-паузи збоку приміщення або в коридорі чи в іншому, зовнішньому приміщенні.

♦ Доступ до кімнати та безпека

- Потрібен доступ до кімнати в попередній вечір перед зустріччю, задля перевірки всіх налаштувань та забезпечення належної роботи всіх об’єктів.

- Доступ до кімнати потрібен за годину до початку зустрічі.

- Кімната має бути доступною навіть після завершення зустрічі (до 21:00 чи пізніше).

- У кімнаті має бути забезпечена безпека/охорона таким чином, щоб матеріали учасників та відповідне обладнання можна було залишити на ніч.Кейтеринг/забезпечення харчування

- Континентальний сніданок «шведський стіл»: кава, чай, соки, сніданкові роли, бублики, рулети з маслом, вершковим сиром; має бути організовано за півгодини до початку зустрічі та розташовано в суміжній кімнаті чи холі або в зовнішніх приміщеннях, прилеглих до кімнати

- Кава: доступна у будь-який час; оновлювати вранці та вдень 

- Обідній «шведський стіл»: включає вибір молочних та вегетаріанських продуктів; без солодких чи важких десертів 

© 1990 Сенді Шуман, Виконавча служба, Олбані Н.Ю. (Sandy Schuman, Executive Decision Services, Albany N.Y.). Використовується з дозволу.

◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊◊

Зустрічі, побудовані на принципі активної й відповідальної участі, для великих груп

Дуже великі групи від п’ятдесяти до двохсот учасників зсувають вимоги до приміщення на інший рівень. При цьому всі вищезазначені чинники мають бути враховані. Упродовж останніх п’ятдесяти років було багато вивчено про те, як працювати з великими групами у великих приміщеннях; вивчали ті, хто залучений до великих групових зустрічей: «Майбутній пошук» (Вейсборд та Джаноф (Weisbord and Janoff), 1995), «Стратегічні зміни в режимі реального часу» (Якобс (Jacobs), 1994) та «Стратегічне планування участі» (Спенсер (Spencer), 1989). У великому груповому масштабі і дизайн простору, і застосовувані процеси повинні створювати фізичну, емоційну та робочу атмосферу, важливу для того, щоб група була залученою, зосередженою, комфортною та продуктивною. Одне з рішень полягає в тому, щоб проводити паралельні групові зустрічі, починаючи зі спільної пленарної сесії на початку для визначення контексту та фокусу уваги, а також завершальної спільної сесії для підсумування та обміркування [досягнутого].

Електронна підтримка зустрічі    

Усе більша популярність електронних систем підтримки зустрічі стає ще одним чинником в облаштуванні простору зустрічі. Багато хто з фасилітаторів починає використовувати доступні системи та програми для занотування ідей, думок, голосів та рішень в електронному вигляді. Низка варіантів таких дизайнів та облаштування простору для зустрічей можна знайти у Бострома, Уотсона та Кінні (Bostrom, Watson, and Kinney, 1992). Електронні засоби мають давати фасилітатору змогу пересуватися по кімнаті, а не бути прив’язаним до єдиного місця, щоб використовувати обладнання. Такі необов’язкові елементи підтримають активну й відповідальну участь:

♦ Периферійні, зі столами та комп’ютерами довкола периметру кімнати, спрямованими до стін. Під час групових обговорень учасники можуть рухати свої стільці до центру кімнати або в невеликих групах навколо столів.

♦ Робочі станції з двома чи чотирма комп’ютерами в осередку для підтримки обговорення в невеликих групах.

♦ Усі комп’ютери вздовж однієї стіни, як окреме місце для введення даних, із простором для групової дискусії в іншій частині кімнати, або ж усі апарати зосереджені навколо технографа в просторі, окремому від обговорення та прийняття рішень. 

Важливими моментами для всіх заходів є кількість та розташування кабелів й електричних розеток.

Відчуття простору

Окрім фізичного облаштування простору, фасилітатори можуть створювати привабливі умови, що їх легко зауважити вже на вході до кімнати для зустрічей.

Переконайтеся в тому, що кімната готова, до прибуття учасників. Простір має бути чистим. Якщо місцевий персонал не здійснив прибирання приміщення, фасилітатор має це відстежити, навіть, за потреби, роблячи це самотужки. Простежте наявність кошиків для сміття; дуже часто про них забувають. Стільці повинні бути рівномірно розміщені і, якщо використовуються столи, вирівняні зі столами. Переконайтеся, що матеріали розкладені на столах в охайному вигляді, — це сповіщає [учасників] про підготовку до зустрічі з турботою. Якщо ви використовуєте папки або блокноти, покладіть їхні нижні краї паралельно з краєм столу, щоб їхнє розміщення не виглядало хаотичним. Привабливі обкладинки додають у просторі барвистої ноти.

Я часто на стінах розміщую плакати з цитатами. Вони допомагають заповнити простір яскравими й захопливими відчуттями, особливо корисними у випадку наявності претензій щодо небажаних аспектів приміщення, таких як стовпи або нерухомі дзеркала чи картини, що відволікають увагу. Вони також забезпечують непряме зосередження уваги на темі, процесі чи події та можуть слугувати місцем зупинки для погляду й розуму. Я роздруковую декілька цитат, що висвітлюють який-небудь аспект зустрічі, у великому розмірі та зручному для читання шрифті, і прикріплюю їх до великої, яскравої конструкції або плаката клеєм чи монтажним спреєм.

Цитата, яку я часто використовую, — це твердження Пітера Сенге (Peter Senge): «Точка зору кожної людини — унікальний погляд на ширшу реальність. Якщо я можу поглянути крізь вашу призму погляду, а ви — крізь мою, ми обидвоє можемо побачити щось, що не можемо бачити самостійно» (Senge), 1990, с. 248). Це підтримує дух активної й відповідальної участі, який я намагаюся забезпечити під час зустрічі.

Привітний простір для перекусів, свіжі квіти, елементи цікавого тривимірного декору, відповідно розташовані, та тиха приємна музика у фоновому режимі, — усе це свідчить про те, що хтось присвятив час та витратив зусилля для того, щоб зробити простір для цієї зустрічі приємним та затишним. Привітання від ведучого до людей, що приходять на зустріч, доповнює приємне відчуття від простору. Під час перерв прибирайте спорожнілі паперові стаканчики, серветки та використаний папір, щоб зберегти простір вільним від непотребу, тож коли люди повернуться, простір усе ще лишатиметься привітним до творчої роботи та глибокої поваги до учасників — і потік доброї енергії продовжуватиме текти крізь нього.

Джо Нельсон (Jo Nelson), колишня президент Міжнародної асоціації фасилітаторів (IAF), має скульптуру з трьома фігурами, що тримаються за руки в колі, яку вона часто-густо встановлює посеред столу або на столі посеред кімнати. Вона каже: «Ми не завжди говоримо про це, але коли люди відволікаються, ця фігура зосереджує їхню увагу знову на групі. Вона також символізує коло, яким і є група» (з електронного листа автору, 28 травня 1998 р.).

≈ ОЦІНЮВАННЯ ТА ОБЛАШТУВАННЯ ПРОСТОРУ ≈ 

Частина відповідальності фасилітатора полягає в тому, щоб заздалегідь оцінити простір та вирішити, чи підтримуватиме він очікувану зустріч.

Завжди перевіряйте приміщення напередодні зустрічі, принаймні у переддень до самої зустрічі. Часто трапляється так, що [замовники] бронюють приміщення та організовують поїздку ще до того, як наймають фасилітатора на роботу. Якщо зустріч відбувається в іншому регіоні, вам потрібно зв’язатися з клієнтом щодо приміщення, надіславши йому/їй перелік ваших вимог до та план простору для зустрічі, яку ви фасилітуватимете. Це рідкісний випадок, коли все буде вам до вподоби, тож не залишайте це питання на останній момент перед зустріччю. У готелі, конференц-центрі чи громадських місцях говоріть із координатором зустрічі або співробітником персоналу, відповідального за ваше приміщення. Заручіться допомогою цієї особи, щоб за потреби оптимізації продуктивності зустрічі мати її підтримку. Доброзичливо поясніть, що саме потрібно й чому, але будьте стійкими щодо важливості в цьому питанні. 

Найчастіше немає можливості працювати в ідеальному просторі. Під час попереднього оцінювання приміщення перший аспект, який я розглядаю, — це головна робоча стіна та інший настінний простір, придатний до використання. Майже одночасно з цим я обмірковую розташування столів та сидячих місць відносно цієї стіни, що має працювати для оптимального залучення, активної й відповідальної участі та зосередження. Після цього я розглядаю питання освітлення, акустику, клімат та обладнання. Якщо здається, що конкретне приміщення унеможливить активну й відповідальну участь, є альтернативи: відхилити запропоновану роботу, отримати згоду на зміну місця проведення зустрічі на краще, змінити види діяльності в розробленому плані зустрічі або ж скоригувати найбільш неприйнятні чинники.

Наприклад, у приміщеннях, де настінна площа менша, ніж потрібно, я визначила низку способів, як створити робочу стіну за допомогою інших засобів. Я використовувала шість восьмифутових* столів зі складеними ніжками, нахилених пліч-о-пліч навпроти стіни, щоб забезпечити плаский простір для фліп-чартів та групових нотаток. Я використовувала великі шматки пінопласту, з’єднуючи їхні довгі сторони ззаду за допомогою ізострічки, щоб зробити гладку поверхню. На зустрічах невеликих груп я облаштовувала конструкцію з декількох фліп-чартів із твердими дошками, розташовуючи їх поруч між собою, щоб створити «головну стіну», або ж розміщувала аркуші пінопласту горизонтально, впоперек, на самих фліп-чартах. У мене були побудовані рухомі перегородки, що створювали плаский настінний простір, а також відгороджували зайве місце, забезпечуючи чудову робочу зону. Шеріл Картс (Cheryl Kartes) (з особистого спілкування з автором, 2003), фасилітатор із Міннеаполісу, розробила рухому конструкцію, що складається з алюмінієвого каркасу, який розкладається, транспортується й має легку вагу. Він тримає великий аркуш пінопласту або фанери, що стає «стіною». Як засвідчено на фото в Додатку 5.3, це створює корисну «головну робочу стіну» у приміщенні, де немає безперервного настінного простору. Така гнучкість дає змогу фасилітатору розділити великий простір або ж проводити зустрічі в таких місцях, як бібліотеки, де, зазвичай, мало доступних стін. Як і фахівці з фен-шуй, ми можемо додати балансу й гармонії в місця, які потребують певного покращення.

Коли я готую кімнату для зустрічі, я думаю про групу, що працюватиме зі мною, адже я починаю створювати місце, де ми витрачатимемо свій час та енергію на спільну роботу. Я прилаштовую чи навіть перерозміщую столи й стільці та стійки фліп-чартів, щоб забезпечити простір для максимально активної й відповідальної участі. Я створюю візуальний фокус на головній стінці приміщення за допомогою розміщення цитати, формую, за потреби, простір для роботи у маленьких групах, розміщую різнокольорові плакати з іншими цитатами на інших стінах та ставлю горщик із невеликою рослиною чи квітами на столі для реєстрації чи для перекусів, за його наявності. Маркери, клейкий папір для нотаток та інші матеріали можуть бути подані у кольорових контейнерах, таких як пластикові кошики чи кошики з натуральних матеріалів, що розміщені на столах для учасників. Я можу розмістити якийсь із елементів тривимірного декору на столі чи в іншому великому порожньому місці. Така підготовка до зустрічі стала для мене майже ритуалом, допомагаючи мені зосередитись перед прибуттям учасників. Щойно кімната набуває певних форм, вона сповнюється доброзичливою та приємною енергією.

Додаток 5.3

Стінка, створена з переносної конструкції, та великий аркуш твердої дошки

≈ ВИСНОВОК ≈ 

Ведучий відповідає за створення середовища, що спричиняє активну й відповідальну участь. Для досягнення бажаних результатів зустрічі необхідна завчасна підготовка: прийняття рішень щодо фізичного облаштування простору, забезпечення емоційної атмосфери та розроблення цілеспрямованого плану. Організація простору, разом із відповідними груповими процесами та стилем фасилітатора, можуть принести резонувальну енергію, відчуття цілісності та рівноваги у групові обговорення та діалоги, із повагою до всіх учасників, полегшуючи їхню здатність почути й побачити все та не даючи одній позиції несприятливо панувати в дискусії. Фізична атмосфера стає зручним та безпечним контейнером, в якому з’являються фасилітовані обговорення, досягнення узгоджених та взаємовигідних рішень, що породжує відчуття авторства й прихильності та сприяє активним діям групи. Її важливість така значима, що ефективні фасилітатори мають завжди виокремлювати час для фокусування на цьому своєї детальної уваги.