Тайм-менеджмент как система знаний позволяет намного повысить эффективность бизнеса, карьеры и жизни в целом. Для улучшения своих навыков найдите свои болевые точки в отношениях со временем, и определите инструменты тайм-менеджмента, эффективные именно для Вас. Давайте поисследуем девять самых распространенных причин, создающих дефицит времени у руководителей.

Неумение отдыхать 

Спортсмены, чтобы показать хорошие результаты, строго соблюдают режим тренировок и отдыха. А мы часто недооцениваем отдых, живя в мире, в котором прославляются работа и активность. Насколько бы амбициозные цели мы не ставили, если жизненная энергия в дефиците, то достигать мы их будем в ущерб себе или другим. Это особенно очевидно, когда речь идет о таких ситуациях, где работа вполсилы может быть чревата фатальными последствиями. Представьте себе, что близкому вам человеку предстоит операция на сердце, как вы отнесетесь хирургу, который недосыпает уже несколько суток?  

Рекомендации: Отдых, как и работа, должен быть организован, но не по принципу – работаем год, две недели отдыхаем. Планируя досуг, запомните главные принципы: ритмичность и смена вида активности. Ответьте себе на вопрос – как часто я могу отдыхать в течение дня, в течении недели, месяца и года. Наибольший и немедленный эффект даст внедрение 5-10 минутных перерывов каждые два часа в течение рабочего дня. Вечерний отдых должен быть подвижным, если целый день вы провели в офисе. Мы отдыхаем, когда чередуем виды активности - физическую, эмоциональную, умственную и духовную. Если у вас много сложных творческих задач, то предусмотрите в своем графике свободное время, когда вы ничего не делаете. Ведь гениальные прорывные идеи часто приходят именно при общении с собой в тишине в расслабленном состоянии.  

Неумение делегировать

Среди причин неэффективного делегирования следующие: убеждение, что лучше всех сделаю это сам, отсутствие знаний и навыков в этой области, низкий уровень компетенций сотрудников.

Рекомендации: Определите функции, которые вы выполняете как руководитель, какие из них вы готовы делегировать? Выберите сотрудников, которым вы хотите передать эти функции, выясните, обладают ли они необходимыми  знаниями, навыками и опытом. Если нет – обучите их. Проверяйте, насколько сотрудник понимает суть задачи, ваши ожидания, сроки и последовательность выполнения. Есть ли у него необходимые ресурсы, на каком уровне мотивация выполнять эти функции? Важно понимать, что вам придётся инвестировать время для развития навыка делегирования и развития сотрудников, но оно со временем окупится с лихвой.

Неумение расставлять приоритеты

В такой ситуации управленец перегружен работой, но не доволен результатами. Создается ощущение бега на одном месте. Львиная доля времени (до 80%) уходит на срочные и важные задачи, которые требуют немедленного решения, часть з них  - форс-мажоры. Основная ошибка, что задачи несрочные и важные постоянно откладываются, и в итоге становятся проблемой, по аналогии с больным зубом, который сегодня приходится удалять, а месяц назад можно было бы полечить.  

Рекомендации: Для расстановки приоритетов используйте матрицу Эйзенхауэра. Для этого разделите все свои дела на четыре квадранта. Делам важным и несрочным уделяйте минимум 20% своего времени, и желательно самого ресурсного, именно они вас продвигают и развивают. Это квадрант социального капитала - в нем создаются важные для вас отношения. Также это квадрант развития – здесь вы строите планы, разрабатываете стратегию, обучаетесь. Сюда же относятся отдых и профилактика. Для дел срочных и важных бюджетируйте не более 60% своего времени, неважные и срочные - делегируйте, а несрочные и неважные постарайтесь удалить из своей жизни. 

Привычка все держать в голове и отсутствие планирования

Наш мозг вряд ли создан для запоминания информации, ведь для этого эффективнее машины. А вот решать сложные задачи в условиях изменений у людей получается лучше, чем у машин. Поэтому следует отдать бумаге или компьютеру функцию хранения информации: заносить планы, идеи, цифры и справочную информацию в ежедневник или любой электронный носитель. Тогда ресурс мозга будет освобожден для мыслительной и творческой деятельности. Некоторые менеджеры, страдающие бессонницей, заметили, что если не удается уснуть, нужно встать и  выписать на бумагу роящиеся в голове идеи, задачи, планы, после этого сон быстро приходит.

Рекомендации: Выберите для себя инструмент для ведения записей и планирования. Им может быть ежедневник, компьютер или мобильный телефон. Говорят, что идеи и планы лучше материализуются, если все-таки записаны на бумаге, - проверьте, как это работает у вас. «Каждая минута, затраченная вами на составление планов, экономит 10 минут при их реализации», - Генри Бичер. 

Отсутствие стратегии и видения

Фундаментом тайм-менеджмента являются видение, долгосрочные цели и ценности.  Они определяют вектор движения, и они помогают расставить приоритеты и сфокусироваться на важном. Если вы не определили курс для себя или своей компании, то вашим судном  правит стихия и течение.  

Рекомендации: Проведите эксперимент – спросите сотрудников, какие стратегические цели у вашей компании, полученные результаты проанализируйте и сделайте выводы. Если мы не формируем что-то сознательно, то оно формируется стихийно. Что делать дальше? Сначала определиться с личным видением, а затем, если вы -  собственник или руководитель, провести стратегическую сессию, сформулировать миссию и видение для организации, затем разработать стратегию и тактику. Коррективы можно вносить в процессе движения. Как говорил легендарный Брюс  Ли:  «Цель не обязательно должна достигаться. Порой это просто направление двигаться дальше».

Попытки слишком много сделать за один раз

Отсутствие концентрации на одной задаче значительно снижает нашу эффективность. Психологами давно доказано, что сознание работает эффективно с КПД  100% только в режиме одна  задача в единицу времени.  Поэтому  забудьте про Цезаря и максимально сконцентрируйтесь на той задаче, которую выполняете в настоящий момент.  В доступной памяти мы  можем держать в течение дня около пяти дел (5+-2 единиц информации). Выполнять одновременно рекомендуют только рутинные задачи. 

Рекомендации: Представьте себе, что по независящим от вас обстоятельствам вы можете только  4 часа в день работать. И тогда какие 2-3 самых важных дела вы бы сделали сегодня? Пока я делаю эти дела, весь мир подождет. Практикуйтепланирование по методу АВС, где важные задачи (А) не выполняйте одновременно с другими. Обычно они требуют погружения, а если вас постоянно отвлекают, то вы как искатель жемчужин, которому не дают нырнуть достаточно глубоко. 

Неспособность сказать «НЕТ»

Одной из причин утечки времени являются навязанные другими дела - те, которые для вас не являются важными.Неспособность отказывать часто связана с такими личностными проблемами, как недостаточная  уверенность в себе, низкая самооценка,  желание быть хорошим для всех. Ведь когда мы с готовностью сваливаем на себя дела других людей, говоря им «Да», то себе и своим делам мы говорим «Нет». Я не призываю к тому, чтобы всем отказывать, но в процессе управления капиталом под названием «время» важно определить для себя не только, что я делаю, но и что я не делаю.  

Рекомендации: Если вы твердо решили, в каких ситуациях сказать «Нет», то сделайте это максимально твердо, но корректно. А для этого подходит толстовский метод  - поставьте себя на место другого человека, и подумайте, в какой форме вы бы хотели услышать «Нет». Специалисты по этикету рекомендуют любой отказ начинать с комплимента или благодарности. Например, «ваше предложение очень интересное, но ближайшие шесть месяцев у меня запланированы для работы над текущими проектами». 

Отсутствие фокуса

Уверенность в том, именно Вы – тот человек, который все умеет и делает это лучше других, может сыграть с вами злую шутку: вы будете много работать, но не получите значительных результатов ни в одной сфер. Закон рычага говорит о том, что невозможно быть эффективным везде, всегда и во всем. Гораздо проще добиться выдающихся результатов в каком-то одном виде деятельности, то есть выбрать точку опоры, приложить к ней максимум усилий и добиться успеха. Распыляя свои усилия, вы становитесь пулеметчиком, стреляющим в разных направлениях. Самый плохой способраспорядиться временем — это хорошее выполнение того, чего вообще не надо делать.

Рекомендации: Сфокусируйтесь максимально на одном-двух направлениях в краткосрочной перспективе и поддерживайте баланс разных сфер жизни в долгосрочной.  Легендарный Брюс Ли говорил: «Я не боюсь того, кто изучает 10,000 различных ударов. Я боюсь того, кто изучает один удар 10,000 раз».  А на чем фокусируетесь вы?

Чтобы болевые точки не стали многоточиями, их важно находить и своевременно лечить. Чтение книг и тренинги по тайм-менеджменту вам помогут в том случае, если вы готовы внедрять полученные знания и заплатить определенную цену за изменения в жизни. Это отказ от неэффективных  проектов  в  жизни или бизнесе, преодоление устаревших моделей поведения, самоограничения, реальные действия и приверженность цели. «Если ты хочешь перемену в будущем - стань этой переменой в настоящем», - Махатма Ганди 

Источник: статья была опубликована в журнале "Медична практика", август 2013
Автор: Тамара Сухенко