Если вам систематически не хватает времени, попробуйте ответить на эти вопросы, а главное — обратите внимание на рекомендации, следующие за ними.

♦ Есть ли у вас в каждый момент ближайшая цель, к которой вы стремитесь?

Составляйте на каждый день список дел, требующих непременного завершения, а кроме того, список заданий, которые желательно выполнить. Подготовьте перечни дел на будущие неделю, месяц. Это поможет лучше распределять время.

♦ Учитываете ли вы приоритеты дел?

В списке заданий на день упорядочьте их по важности. Делать это желательно накануне.

♦ Находится ли у вас хотя бы час времени для творческой работы?

Используйте для этого «время без телефона» (см. вопрос 16) и утренние часы.

♦ Чувствуете ли вы, который час?

Попробуйте провести эксперимент: попытайтесь один рабочий и один выходной день в неделю обойтись без часов. Вы удивитесь, насколько неверно угадываете время. Постарайтесь затем ежедневно определять, который сейчас час. Каждый день расходуйте одно и то же время на рутинную работу. Увидите сами, как день ото дня станут улучшаться ваши оценки времени.

♦ Даете ли вы своим коллегам возможность проявить себя?

Больше доверяя им, вы повысите их удовлетворенность трудом и высвободите свое время.

♦ Делегируете ли вы рутинную работу?

Подробно проанализируйте свои ежедневные занятия. Какие из них мог бы выполнять менее квалифицированный работник?

♦ Удается ли вам делегировать мелкие разовые задания?

Существует много дел, которые совсем не обязательно выполнять самостоятельно. Уточните, не подменяете ли вы канцелярию, скажем, отправляя письма.

♦ Делегируете ли вы не только задания и права, но и связанную с ними ответственность?

Только передав ответственность, вы можете быть спокойны за то, что работа будет выполнена.

♦ Допускаете ли вы «обратное делегирование»?

Если вы уже передали задания, права и ответственность, старайтесь не вступать в детальные обсуждения с сотрудниками, стремящимися в ходе делегированной деятельности воспользоваться вашей помощью.

♦ Есть ли у вас прямые источники информации?

Данные, проходящие много этапов, как правило, неполны, неточны или устарели. Проконтролируйте, по каким каналам поступает к вам информация. Если большое количество этапов неизбежно, то лучше запрашивать письменный отчет у первого лица (из первоисточника).

♦ Умеете ли вы говорить «нет»?

Нужно быть готовым дать любому из подчиненных задание, передать ответственность, но слишком много передавать тоже нельзя, иначе уйма времени уйдет на объяснения и согласование действий. Заблаговременно сказанное «нет» той и другой крайности в работе сэкономит время.

♦ Выдерживаете ли вы сроки выполнения намеченных дел?

Если в этом вы дисциплинированны, подобное умение улучшает ваш собственный распорядок дня. Точность — еще одно средство экономии времени.

♦ Готовы ли вы к необычным ситуациям?

Разработайте заранее «план боя» для критических случаев, которые можно предвидеть. Потерянное из-за неверных решений время обычно не удается наверстать. От хорошего руководителя ждут, что он способен управлять и в чрезвычайных обстоятельствах.

♦ Делаете ли вы заметки для внутреннего пользования кратко и лишь в неизбежных случаях?

Проверьте все свои подборки, дела, списки, записи, предназначенные для внутреннего пользования. Нужны ли они вообще? Нельзя ли передать хотя бы часть их компетентным подчиненным? А те, которые должны вести вы сами, нельзя ли формулировать короче, точнее?

♦ Реагируете ли вы на все спокойно и рассудительно?

Внезапные импульсивные реакции, как правило, отбирают много времени. Их нельзя отождествлять с быстротой реакции. Меры, принятые под влиянием импульса, обычно приходится отменять. Должный самоконтроль необходим и для экономии времени.

♦ Позволяете ли вы телефонным звонкам прерывать дела и тем самым нарушать ваш деловой ритм?

Установите, в какой час рабочего дня вам меньше всего звонят. Назовите этот час «временем без телефона». Зафиксируйте вопросы, по которым секретарь может отвечать самостоятельно.

♦ Кто составляет вам распорядок дня?

Проверьте, в какой мере это монополия вашего секретаря. Хорошо, чтобы он (а) занимался этим не один (а).

♦ Заходят ли коллеги в ваш кабинет в любое время?

Постоянно открытые двери стимулируют сотрудников к встречам без особой надобности. Установите время посещений, и увидите, насколько быстрее станут решаться поставленные задачи.

♦ Принимаете ли вы ежедневно тех, кого не вызывали?

Здесь нужны четкие распоряжения. Принимать посетителей без вызова необходимо лишь по важным вопросам и в порядке исключения. Но все исключения должны лишь подтверждать единожды установленное правило.

♦ Много ли времени занимают у вас совещания?

Действительно ли они эффективны? Не забывайте, что чрезмерное увлечение совещаниями ведет к значительным потерям времени.

♦ Удается ли вам четко отдавать распоряжения?

Выражайте свои мысли максимально кратко, сообщайте только точные сведения и указания.

♦ Работаете ли вы сразу по многим направлениям, начинаете ли несколько дел сразу?

Помните о важном принципе: прежде чем приступать к новому делу, следует завершить предыдущее.

♦ Напоминает ли ваш рабочий стол «поле боя»?

Наведите порядок, важные и постоянно нужные таблицы и сводки должны всегда быть под рукой. Просмотрите, что можно убрать со стола. Быстрее найти требующийся документ помогут цветные полоски, скрепки и т. д.

♦ Часто ли вы откладываете важные дела?

Если вы привыкнете регулярно вести список приоритетов (см. пункт 2), отсрочки у вас станут реже. Особо выделите работы, которые нужно выполнить немедленно.

♦ Не говорите ли вы излишне медленно?

Спросите об этом людей, с кем вас связывают близкие личные отношения. Медленная и монотонная речь усыпляет, снижает внимание. Вам требуется больше времени, чтобы ввести собеседника в курс дела. Доказано, что в некоторых случаях энергичная речь предпочтительна. Однако следите и за тем, чтобы она не превратилась в скороговорку.

♦ Педантичны ли вы?

Скрупулезность вызывает раздражение. Достижение идеального состояния дел требует столько усилий и затрат времени, что они вряд ли окупятся. Нужна разумная мера, середина. Переборщить здесь — все равно, что не доделать работу до конца или выполнить ее плохо.

♦ Насколько вы нетерпеливы?

Спешка и нервозность тоже увеличивают потери времени. Если вы постоянно ощущаете нетерпение, поставьте перед собой цель научиться расслабляться. Аутотренинг, а иногда и просто желание перестать торопиться приносят хорошие результаты.

♦ Много ли вы читаете?

Усвоив методику быстрого чтения, вы повысите свои возможности в получении информации в несколько раз. Но параллельно постарайтесь отсекать менее важные для вас источники информации и сосредоточиться на главном.

♦ Чувствуете ли вы себя специалистом по всем вопросам?

Не стремитесь быть им. Советуйтесь с профессионалами, а свои усилия сосредоточьте на управленческих задачах: вашим сотрудникам это будет приятно, да и у вас высвободится больше времени.

♦ Как вы относитесь к работе?

Лишь позитивное отношение к своему делу помогает успевать всюду. Кто работает увлеченно, тот работает быстрее. Это одно из наиболее эффективных средств решения проблемы нехватки времени.

Автор: Александр Петрович Иcaeв