Фасилитатор — хранитель огня, верящий в то, что дискуссия может быть честным, взаимоприемлемым и открытым процессом. Майкл Дойл

Как привлечь новых клиентов, сохранить лояльность существующих, поднять мотивацию сотрудников – эти и другие вопросы часто возникают у руководителей организаций. В современном быстро меняющемся мире ответы важно искать не только на тренингах и обучающих программах, в книгах и статьях. Сложные решения могут быть результатом коллективного творчества сотрудников организации. Все актуальнее становятся новые технологии принятия управленческих решений в группе, среди которых  — фасилитация.

Фасилитация — это профессиональная организация процесса групповой работы, при которой максимально задействован потенциал всех участников группы. Это пространство, в котором актуализируется коллективный интеллект и обнаруживаются прорывные решения. 

Фасилитатор — это человек, который организует процесс, вовлекает участников и структурирует работу группы. 

Фасилитация позволяет повысить эффективность любой группы или организации. Члены команды, вовлеченные в процесс принятия решений, на порядок выше мотивированы работать на их внедрение.

Партисипативное управление, диалогическое организационное развитие получают все больше и больше последователей среди лидеров современных организаций, поскольку в современном меняющемся мире нет другой альтернативы получать оперативную обратную связь от рынка. Изменения перестают быть эпизодическими и краткосрочными, становясь циклическими и непрерывными. И именно технология фасилитации позволяет помочь организациям разрабатывать, внедрять и транслировать изменения, организуя стратегические сессии, совещания, конференции, другие корпоративные мероприятия.

Сейчас «человеческий капитал» — сотрудники компании, их способность генерировать и внедрять новые идеи — приобретает все большую ценность для бизнеса. Ведь многие решения рождаются именно на стыке разных идей и мнений. Такие решения устойчивы, поскольку мотивация каждого участника внедрять изменения становится выше. 

Чтобы понять необходимость использования новых инструментов, важно осознавать несколько значимых моментов:

- Мир меняется, и организации претерпевают изменения

  Согласно механистическому подходу организация — это неразумная система без собственной цели, инструмент, чью функцию определяет хозяин, орудие владельца для достижения своей цели — получения прибыли.

Согласно современному социальному подходу организация — добровольное объединение целеустремленных членов, самостоятельно определяющих, к чему следует стремиться. Тем «клеем», который удерживает сотрудников таких организаций вместе, являются общие цели, ценности и корпоративная культура в целом. Естественно, этот подход предполагает иной другой уровень вовлеченности сотрудников, их мотивацию и все большее участие в принятии решений.

- Стадию развития компании определяет мировоззрение, которого придерживается руководство организации

 Сознательно или подсознательно лидеры выстраивают структуры, внутренние процессы и культуру организации, исходя из собственного способа взаимодействия с миром. Таким образом, организация не может развиться за пределы той стадии, на которой находится ее руководство.

Большинство организаций построено по принципу иерархической пирамиды, где на вершине — руководитель. Пирамиды пришли в бизнес из управленческих моделей военных и религиозных организаций.  Разница только в том, что если военачальник лучше всех мог видеть поле боя и это определяло целесообразность выполнения его приказов, то тот, кто сидит на бизнес-вершине, не всегда обладает всей полнотой информации.

В современном мире выигрывают компании, где информация циркулирует быстрее, а функцию общения с внешним миром — рынком, клиентами, партнерами и другими стейкхолдерами — выполняет каждый сотрудник. Тогда обратной связи от внешнего мира больше и она перерабатывается качественнее. А для этого важны горизонтальные связи в компании — между сотрудниками, которые в производственной деятельности друг с другом не пересекаются. Каждый член коллектива располагает информацией, важной для компании, но не каждый будет делиться ею по собственной воле. Поэтому корпоративная культура должна поощрять такое взаимодействие.

- Преимущества групповых решений не так очевидны для многих руководителей

Это происходит потому, что выработка таких решений требуют времени, у нас же многие задачи — «на вчера». Также потому, что часто хорошие идеи теряются и не интегрируются, потому что форма довлеет над содержанием. Те участники, которые не обладают идеальными ораторскими способностями, которые боятся оценки и осуждения, сдерживают себя от участия в процессе. В итоге побеждает то, что звучит громко.

Еще одна причина – уверенность в том, что правильное решение может выработать только руководитель. Групповая работа продуктивна, когда обеспечена безопасность для всех ее участников, когда все они вовлечены в обсуждение. Когда разница во мнениях приветствуется. Когда достигается взаимопонимание, вскрываются противоречия и различия.

Разница в подходах: традиционный подход в обсуждении vs фасилитационный

Традиционное обсуждение в группе

• те, кто быстрее рассуждают и активнее высказываются, узурпируют большую часть времени и внимания
• участники регулярно перебивают друг друга
• различия в точках зрения воспринимаются как конфликты, которые заглушаются или разрешаются
• участники с трудом понимают высказывания друг друга, поскольку заняты не восприятием, а формулированием собственных реплик
• некоторые участники избегают высказываться на «горячие» темы, обсуждают кулуарно
• проблему спешат признать решенной, как только самые быстрые из участников нашли ответ. От всех остальных ожидают присоединения к этому решению

Фасилитационный подход

• участвуют все члены группы
• участники дают друг другу возможность обдумать реплики и высказаться до конца
• противоположные точки зрения мирно сосуществуют в рамках одной дискуссии
• участники вслушиваются в реплики друг друга, поскольку знают, что их собственные слова будут услышаны
• каждый из членов группы высказывается по сложным вопросам
• проблема не считается решенной, пока все, кого она касается, не осознают аргументацию решения

Какие бываю этапы фасилитации? Процесс группового обсуждения проходит четыре последовательных этапа. Каждая важна, но не каждую проходят одинаково эффективно. Роль фасилитатора — провести группу через все этапы к наилучшему результату.

Этап 1: Выбор цели обсуждения. Определение ограничений и критериев для принятия решений. Постановка задачи, определение проблемы, для решения которой нужно выработать решение. Это может быть разработка стратегии компании, нового продукта, услуги.

Этап 2: Генерация идей, мнений, решений. На этом этапе должен появиться веер вариантов.

Этап 3: Отбор, анализ, принятие решений. Здесь необходимо проверить варианты на соответствие критериев результата и выбрать наиболее оптимальный на данный момент времени.

Этап 4: Внедрение решений в жизнь. На этом этапе составляется дорожная карта проекта, в которой прописываются даты и ответственные за выполнение сотрудники.

Кто может быть фасилитатором? Фасилитатор – это профессия, поэтому в сложных длительных групповых проектах обычно привлекают внешнего эксперта. При этом, фасилитировать дискуссию может сотрудник компании, если он владеют технологией. 

Почему участие внешнего фасилитатора желательно? Во-первых, он является экспертом в проведении групповых дискуссий, повышает свою квалификацию; во-вторых, он отвечает за процесс работы группы и нейтрален относительно содержания. Такая позиция позволяет оптимальным образом взаимодействовать со всеми участниками. Внешний фасилитатор не имеет выгоды от принятия того или иного решения.

Если групповую дискуссию ведет внутренний фасилитатор, то это позволит сэкономить компании на расходах. Кроме того, он сможет оперативно откликаться на запросы организации и фасилитировать совещания и другие групповые мероприятия. При этом важно, чтобы он прошел обучение методике, а также умел преодолеть соблазн продвигать свое видение и свое мнение.

Важно понимать, что внешний фасилитатор более эффективен, когда фасилитация используется как самостоятельная форма групповой работы, а сотрудники компаний могут эффективно использовать методы фасилитации в рамках других процедур и мероприятий.

Основные виды и методы фасилитации:

• фасилитация при проведении рабочих совещаний
• фасилитация рабочих групп и команд
• фасилитация организационных изменений
• фасилитация изменений на уровне макроэкономических, политических и социальных систем и сетей 
• методы: «Мировое кафе», «Открытое пространство», «Поиск будущего», «Саммит позитивных перемен», «Выход за рамки», «Мозговой штурм», «Дерево решений» и другие.

Дизайн групповой работы разрабатывается фасилитатором исходя и запроса организации. Среди актуальных задач, с которыми обращаются клиенты - формирование корпоративной культуры, разработка новых услуг, разработка стратегии компании, прояснение ценностей и формулирование миссии. Результатом эффективно организованной групповой работы есть также повышение командного духа, чувства сплоченности, мотивации работать на общий командный результат.

Вариант дизайна стратегической сессии

Подготовила: Тамара Сухенко